Przykładowy szkic i wycena · mała aplikacja: Wypożyczalnia sprzętu: wolne maszyny obu oddziałów na stronie, wydanie i zwrot ze zdjęciami
Mała aplikacja webowa: klient widzi, co jest wolne, i rezerwuje, a pracownik oddziału wydaje i przyjmuje maszynę na telefonie. Bez aplikacji w sklepach: działa w przeglądarce.
PrzykładFirma, jej konkurenci, ich liczby i ta wycena są poglądowe i nie wskazują na żadną istniejącą firmę. Prawdziwe są metoda, stawka i ceny rynku przy wycenie, każda ze źródłem i datą.
- Dla
- Wypożyczalnia sprzętu budowlanego i ogrodowego z Lubelskiego: dwa oddziały, ok. 300 maszyn, 5 osób
- Rodzaj pracy
- Mała aplikacja webowa z panelem dla pracowników
- Zalecany zakres
- 11 dni pracy, 4 tygodnie do wdrożenia razem z tygodniem pilotażu w obu oddziałach
- Po wdrożeniu
- Plan Czuwanie: monitoring, kopie danych i godziny pracy w miesiącu
Pięć zdań od klienta i jedno pytanie od nas
Tyle wystarczy na start. Szóste pytanie zadajemy my: po czym poznasz, że się udało.
Od klienta
Mamy wypożyczalnię sprzętu budowlanego i ogrodowego z dwoma oddziałami w Lubelskiem, ok. 300 maszyn i pięć osób.
Klienci dzwonią z pytaniem, czy maszyna jest wolna, a my dzwonimy do drugiego oddziału i sprawdzamy w zeszycie.
Umowę i protokół wydania piszemy ręcznie, a kaucję bierzemy gotówką.
Przy zwrocie spieramy się o rysy i usterki, bo nie mamy zdjęć z wydania.
Chcemy, żeby klient sam widział, co jest wolne, a wydanie i zwrot zajmowały kilka minut.
Po czym poznasz, że się udało?
Telefonów z pytaniem o dostępność jest o połowę mniej, a sporów przy zwrocie prawie nie ma.
Co z tego czytamy
- Najwięcej czasu idzie na sprawdzanie dostępności między oddziałami. Jeden wspólny kalendarz maszyn rozwiązuje większość problemu.
- Pieniądze uciekają przez klientów, którzy nie doczekali się odpowiedzi, i przez spory bez dowodów.
- Tu potrzebna jest mała aplikacja: wspólne dane obu oddziałów, rezerwacje i telefon pracownika przy maszynie. Sama automatyzacja na arkuszu tego nie udźwignie.
- Cel da się zmierzyć: liczba telefonów o dostępność i liczba sporów przy zwrocie w miesiącu.
Rysunek procesu na jedną stronę
Dziś i po zmianie, krok po kroku. Ten rysunek poprawiasz sam, zanim policzymy cokolwiek dokładniej.
Dostępność
1Dziś: Klient dzwoni, pracownik dzwoni do drugiego oddziału i sprawdza w zeszycie.
1Po zmianie: Klient widzi na stronie, która maszyna jest wolna, w którym oddziale i od kiedy.
Rezerwacja
2Dziś: Telefon albo SMS i wpis do zeszytu. Czasem ta sama maszyna trafia do dwóch klientów.
2Po zmianie: Rezerwacja ze strony trafia do wspólnego kalendarza obu oddziałów, a pracownik ją potwierdza.
Wydanie
3Dziś: Umowa i protokół pisane ręcznie, kaucja gotówką.
3Po zmianie: Umowa i protokół wydania na telefonie, ze zdjęciami maszyny i podpisem klienta.
Zwrot
4Dziś: Spór o rysy i usterki, bo nie ma zdjęć z wydania.
4Po zmianie: Przy zwrocie pracownik robi zdjęcia obok tych z wydania, a dzień wcześniej klient dostaje SMS z przypomnieniem.
Kaucja
Dziś: Gotówka w kasie oddziału, rozliczana ręcznie.
Po zmianie: Kaucja płacona online przy rezerwacji i zwracana po odbiorze maszyny. To pozycja z zakresu Pełnego.
- miejsce, w którym dziś uciekają czas albo pieniądze
- jak je zamykamy
Ile ten proces kosztuje dziś
Przez tydzień oba oddziały zapisywały, na co idzie ich czas przy wynajmach. Straty liczymy z pięciu zdań i zeszytu rezerwacji.
ok. 12 400 zł
tyle miesięcznie kosztuje dziś ten proces
Godziny pracy: 8 000 zł. To, co przepada: 4 400 zł. Obie liczby pochodzą z pięciu zdań i tygodnia zapisu w firmie z przykładu.
37 godzin
tygodniowo idzie dziś na ten proces
8 000 zł
miesięcznie kosztują te godziny
4 400 zł
miesięcznie przepada
W miesiącu ok. 40 klientów pyta o maszynę, której dostępności nie da się szybko potwierdzić, i mniej więcej 50% z nich wynajmuje gdzie indziej. Przy marży ok. 220 zł na wynajmie to ok. 4 400 zł miesięcznie.
Godzinę pracy liczymy po 50 zł, z kosztami pracodawcy, a miesiąc to 4,33 tygodnia.
- dziś
- po zmianie
Sprawdzanie dostępności między oddziałami
−9 h
Rezerwacje przez telefon i SMS
−5 h
Umowy i protokoły pisane ręcznie
−6 h
Rozliczanie kaucji
0 h
Spory przy zwrocie
−2 h
Razem 37 → 15 godzin. Różnicę sprawdzamy po trzech miesiącach.
Dziś: tydzień zapisu w firmie z przykładu. Po zmianie: nasza prognoza.
Dane w tabeli
| Czynność | dziś | po zmianie | różnica |
|---|---|---|---|
| Sprawdzanie dostępności między oddziałami | 12 h | 3 h | −9 h |
| Rezerwacje przez telefon i SMS | 10 h | 5 h | −5 h |
| Umowy i protokoły pisane ręcznie | 8 h | 2 h | −6 h |
| Rozliczanie kaucji | 4 h | 4 h | −0 h |
| Spory przy zwrocie | 3 h | 1 h | −2 h |
Co może zmniejszyć ten wynik
- Część klientów i tak wybierze bliższą wypożyczalnię. Liczymy, że wraca 60% utraconych wynajmów.
- Jeśli pracownicy nie zrobią zdjęć przy każdym wydaniu i zwrocie, spory zostaną. Sprawdzamy to w tygodniu pilotażu.
Na tle trzech wypożyczalni: jawne ceny i rezerwacja tylko w godzinach biura
Trzy wypożyczalnie z okolicy sprawdziliśmy tak, jak robi to klient, który szuka koparki na sobotę: dostępność, rezerwacja, cena, kaucja i dokumenty po wydaniu.
- Wypożyczalnia klienta
- ok. 300 maszyn, dwa oddziały, Lubelskie
- Konkurent A
- ogólnopolska sieć wypożyczalni z rezerwacją na stronie
- Konkurent B
- wypożyczalnia w sąsiednim mieście, jeden oddział
- Konkurent C
- skład budowlany z działem wynajmu
Co klient może zrobić bez telefonu
| Bez telefonu | Wypożyczalnia klienta | Konkurent A | Konkurent B | Konkurent C |
|---|---|---|---|---|
| Sprawdzić, czy maszyna jest wolna w dany dzień | nie | tak | nie | częściowo |
| Zarezerwować maszynę | nie | tak | nie | częściowo |
| Zobaczyć cenę doby i kaucji | tak | tak | częściowo | tak |
| Dostać protokół wydania ze zdjęciami | nie | częściowo | nie | nie |
| Zapłacić kaucję kartą albo przelewem | nie | tak | tak | częściowo |
| Ocena w Google | 4,564 opinie | 4,2180 opinii | 4,745 opinii | 3,688 opinii |
| Ile godzin w tygodniu można zarezerwować maszynę | 51 godz. | 168 godz. | 54 godz. | 50 godz. |
- Konkurent C, dostępność i rezerwacja: lista maszyn i formularz, a rezerwację biuro potwierdza mailem następnego dnia roboczego.
- Konkurent A, protokół: umowa w PDF, bez zdjęć.
- Konkurent B, ceny: cena doby bez kaucji.
- Konkurent C, kaucja: tylko przelew z góry.
Godziny pracy biura ze strony każdej wypożyczalni. Tam, gdzie rezerwację od razu potwierdza strona, liczymy cały tydzień, 168 godzin. Formularz potwierdzany następnego dnia liczymy jak telefon.
Dane w tabeli
| Firma | Wynik |
|---|---|
| Konkurent A | 168 godz. |
| Konkurent B | 54 godz. |
| Wypożyczalnia klienta | 51 godz. |
| Konkurent C | 50 godz. |
Co z tego wynika
- Tylko konkurent A przyjmuje rezerwację przez cały tydzień (168 godz.). U klienta to 51 godz., czyli godziny pracy biura w obu oddziałach.
- Ceny doby i kaucji klient pokazuje już dziś. Brakuje kalendarza dostępności i rezerwacji na stronie, a to jest zakres Start.
- Protokołu wydania ze zdjęciami nie wysyła nikt w okolicy. Przy sporze o rysy to dowód, a w ofercie wyróżnik. Jest w zakresie Zalecanym.
- Kaucję kartą albo przelewem biorą A i B. Płatności są w zakresie Pełnym.
Trzy zakresy, jedna stawka
Każdy zakres liczymy tak samo: dni pracy dwóch założycieli razy stawka dzienna. Widełki wynikają z ryzyk opisanych niżej.
Start
Wspólny kalendarz maszyn, rezerwacja na stronie i panel dla oddziałów. Rozwiązuje główny problem: dostępność.
cena: 14 700 zł
- dni pracy
- 7
- widełki
- 12 600–18 900 zł
- do wdrożenia
- 3 tygodnie
- odzyskuje
- 4 800 zł / mies.
- zwrot
- w 4. miesiącu
Zalecany
PolecamyStart plus wydanie i zwrot na telefonie ze zdjęciami, umowa z szablonu i przypomnienia SMS. Zamyka wszystkie cztery miejsca z rysunku.
cena: 23 100 zł
- dni pracy
- 11
- widełki
- 21 000–27 300 zł
- do wdrożenia
- 4 tygodnie
- odzyskuje
- 6 700 zł / mies.
- zwrot
- w 5. miesiącu
Pełny
Zalecany plus kaucja płacona online i raport wykorzystania maszyn.
cena: 29 400 zł
- dni pracy
- 14
- widełki
- 27 300–35 700 zł
- do wdrożenia
- 4 tygodnie
- odzyskuje
- 7 500 zł / mies.
- zwrot
- w 5. miesiącu
| Pozycja | Dni | Start | Zalecany | Pełny |
|---|---|---|---|---|
| Spisanie procesu, cennika i wzorów umów | 1 | w zakresie | w zakresie | w zakresie |
| Katalog maszyn obu oddziałów z cenami | 1 | w zakresie | w zakresie | w zakresie |
| Dostępność i rezerwacja na stronie | 2 | w zakresie | w zakresie | w zakresie |
| Panel dla pracowników: kalendarz obu oddziałów | 2 | w zakresie | w zakresie | w zakresie |
| Wydanie i zwrot na telefonie ze zdjęciami | 2 | poza zakresem | w zakresie | w zakresie |
| Umowa i protokół z szablonu, z podpisem klienta | 1 | poza zakresem | w zakresie | w zakresie |
| Przypomnienia SMS o zwrocie | 1 | poza zakresem | w zakresie | w zakresie |
| Kaucja płacona online przy rezerwacji | 2 | poza zakresem | poza zakresem | w zakresie |
| Raport wykorzystania maszyn | 1 | poza zakresem | poza zakresem | w zakresie |
| Uruchomienie i tydzień pilotażu w obu oddziałach | 1 | w zakresie | w zakresie | w zakresie |
| dni pracy | 7 | 11 | 14 | |
| cena | 14 700 zł | 23 100 zł | 29 400 zł | |
| widełki | 12 600–18 900 zł | 21 000–27 300 zł | 27 300–35 700 zł |
- Dzień pracy dwóch założycieli: 2 100 zł netto, czyli 131,25 zł za godzinę jednej osoby.
- Kwoty netto + 23% VAT.
- Koszty dostawców w zakresie Zalecanym: ok. 200 zł miesięcznie. Płacisz je dostawcom, na swoich kontach, po kosztach.
- W szkicu, jeden dzień roboczy po pięciu zdaniach, te same zakresy dostajesz jako widełki zaokrąglone do pełnych tysięcy: Start 12 000–19 000 zł, Zalecany 21 000–28 000 zł, Pełny 27 000–36 000 zł. Wycenę zamykamy po bezpłatnym pierwszym tygodniu.
Dlaczego polecamy Zalecany
Start usuwa telefony o dostępność, ale umowy, kaucje i spory zostają na papierze. Zalecany dokłada telefon pracownika przy maszynie i zamyka wszystkie cztery miejsca z rysunku. Pełny dodaje kaucję online, a to wymaga umowy z operatorem płatności i zmiany regulaminu wypożyczalni. Taką decyzję lepiej podjąć po pilotażu, dlatego proponujemy ją jako drugi krok, po tej samej stawce.
Mniej pieniędzy oznacza mniej pozycji
Jeśli budżet jest mniejszy, wykreślamy pozycje z tabeli powyżej, zaczynając od ostatniego zakresu. Stawka za dzień zostaje ta sama, a każda wykreślona pozycja zabiera ze sobą swoje dni.
Czego nie ma w cenie
- Aplikacji w App Store i Google Play: pracownicy i klienci korzystają z przeglądarki.
- Połączenia z programem księgowym i fakturowania.
- Nowej strony: rezerwację osadzamy na obecnej.
- Opłat za serwer, SMS‑y i operatora płatności: płacisz je dostawcom i są w kosztach dostawców poniżej.
Zwrot i koszt pierwszego roku
Zwrot to arytmetyka na liczbach firmy z przykładu: godziny razy koszt godziny plus to, co dziś przepada, minus koszty dostawców i planu opieki. Wynik sprawdzamy po trzech miesiącach.
- Zalecany
- Start
- Pełny
Dane w tabeli
| Kwartał | Start | Zalecany | Pełny |
|---|---|---|---|
| wdrożenie | −15 tys. zł | −23 tys. zł | −29 tys. zł |
| 1. kwartał | −4 tys. zł | −8 tys. zł | −13 tys. zł |
| 2. kwartał | +10 tys. zł | +12 tys. zł | +10 tys. zł |
| 3. kwartał | +25 tys. zł | +32 tys. zł | +32 tys. zł |
| 4. kwartał | +39 tys. zł | +52 tys. zł | +55 tys. zł |
| Start | Zalecany | Pełny | |
|---|---|---|---|
| Wdrożenie | 14 700 zł | 23 100 zł | 29 400 zł |
| Dostawcy przez 12 miesięcy | 1 800 zł | 2 400 zł | 3 000 zł |
| Plan Czuwanie przez 12 miesięcy | 6 300 zł | 6 300 zł | 6 300 zł |
| Pierwszy rok | 22 800 zł | 31 800 zł | 38 700 zł |
- Wdrożenie płacisz raz. Dostawców i plan opieki co miesiąc, więc pokazujemy je osobno.
- Zwrot liczymy po odjęciu planu Czuwanie (525 zł miesięcznie): zwrot bez kosztu, który sami proponujemy, wyglądałby lepiej, niż jest. Branżowa reguła, 15–20% ceny wdrożenia rocznie, daje tu 290–390 zł miesięcznie. Czuwanie kosztuje więcej, bo obejmuje godziny pracy, monitoring i kopie. Plany opieki po wdrożeniu
Co polecamy i dlaczego
Zalecany i Pełny zwracają się w tym samym, piątym miesiącu. Po roku Zalecany daje +52 tys. zł, Pełny +55 tys. zł. Różnica wynika z kaucji online, więc zależy od tego, ile kaucji dziś przepada. Polecamy Zalecany teraz, a kaucję online po pilotażu, gdy będzie to wiadomo.
Ta cena na tle rynku
Opublikowane ceny małych aplikacji webowych z 2026 roku. Prawie wszystkie pochodzą od firm, które je budują, i podają ceny „od”.
- widełki z publikacji
- nasze trzy zakresy
malinski.ai · prosty CRM albo panel zgłoszeń, budowany z pomocą AI
Zleca.pl · prosta aplikacja z logowaniem i panelem administratora
Megabajty · pierwsza wersja z jednym modułem
Iguana Studio · proste narzędzie wewnętrzne
TechConcepts · narzędzie z 8–12 widokami, Europa (EUR)
BizBees Studio · Start
BizBees Studio · Zalecany
BizBees Studio · Pełny
Kwoty w obcych walutach przeliczone po kursach NBP z 28.10.2026 (tabela 210/A/NBP/2026): 1 EUR = 4,409 zł. Zalecany zakres to około dziesięciu widoków dla klientów i pracowników, bliżej narzędzia wewnętrznego niż pierwszej wersji z jednym modułem.
Dane w tabeli
| Źródło | Widełki |
|---|---|
| malinski.ai · prosty CRM albo panel zgłoszeń, budowany z pomocą AI · 16.10.2026 | 8 000–20 000 zł |
| Zleca.pl · prosta aplikacja z logowaniem i panelem administratora · 29.10.2026 | 15 000–40 000 zł |
| Megabajty · pierwsza wersja z jednym modułem · 20.05.2026 | 20 000–40 000 zł |
| Iguana Studio · proste narzędzie wewnętrzne · 7.10.2026 | 20 000–60 000 zł |
| TechConcepts · narzędzie z 8–12 widokami, Europa (EUR) · 05.2026 | 46 300–72 700 zł (10 500–16 500 EUR) |
Ryzyka i co z nimi robimy
Każde ryzyko ma nazwę, plan i wpływ na cenę. Górna granica widełek to wszystkie ryzyka naraz.
| Ryzyko | Co robimy | Wpływ na cenę |
|---|---|---|
| Dane maszyn są w kilku arkuszach i zeszytach | Jeden arkusz wzorcowy, który oddziały uzupełniają przed startem. Resztę przenosimy sami. | +1 dzień |
| Pracownicy oddziałów potrzebują więcej czasu na naukę | Dzień w każdym oddziale w tygodniu pilotażu i krótka instrukcja na telefonie. | +1 dzień |
| Operator płatności weryfikuje firmę dłużej, niż zakładamy | Wniosek składamy pierwszego dnia. Do czasu weryfikacji kaucja zostaje w kasie. | +1 dzień |
Dolna granica widełek zakłada, że dane maszyn są w jednym arkuszu: wtedy oszczędzamy dzień.
Warunki i czego potrzebujemy od Ciebie
Warunki
Stała cena za ustalony zakres. Zmianę zakresu wyceniamy na piśmie, zanim ją zrobimy.
Wszystko, co powstanie w pierwszym tygodniu, zostaje u Ciebie, nawet jeśli nie pracujemy dalej.
Kod, serwer, domena, dane i dokumentacja są Twoje, na Twoich kontach.
Płatność w trzech częściach: 30% na start, 40% po pierwszym demo w oddziale, 30% po wdrożeniu.
szkic warunku · do potwierdzenia
Przez 30 dni po wdrożeniu poprawiamy błędy bez dopłaty.
szkic warunku · do potwierdzenia
Czego potrzebujemy od Ciebie
- Listy maszyn z cenami i zdjęciami, w dowolnej formie.
- Wzoru umowy najmu i protokołu, którego używacie dziś.
- Jednej osoby w każdym oddziale na tydzień pilotażu.
Ta strona nie jest ofertą w rozumieniu Kodeksu cywilnego (art. 71). Twoją cenę podajemy w szkicu, jeden dzień roboczy po pięciu zdaniach.
Twój szkic wygląda tak samo, tylko z Twoimi pięcioma zdaniami
Jeden dzień roboczy, bez spotkania i bez umowy. Napisz, jak dziś działa Twój proces i po czym poznasz, że się udało.